Die Grundsätze für die ordnungsgemäße elektronische Buchhaltung sind durch ein Urteil des Finanzgericht Münster deutlich verschärft worden.

Fotolia/Gina SandersWie Rechtsanwalt Arno Schrader in dem aktuellen Newsletter von bwr-media mitteilt ging es in dem Fall um eine Apotheke, die Streit mit dem Finanzamt hatte (Finanzgericht Münster, Urteil vom 28.6.2018, Az.: 6 K 1929/15 AO).

Die Apotheke zeichnete sowohl den Warenein- als auch den Warenausgang mittels einer PC-Kasse auf und nutzt dazu ein elektronisches Warenwirtschaftssystem.

Das Finanzamt ordnete dann für drei Jahre eine Außenprüfung unter anderem hinsichtlich der Umsatz- und Gewerbesteuer an. Dazu forderte es die Vorlage der in elektronischer Form gefertigten Buchführung auf einem maschinell verwertbaren Datenträger einschließlich bestimmter Daten aus dem Warenwirtschaftssystem, u. a. die Einzeldaten aus dem Warenverkauf, in elektronisch verwertbarer Form.

Die Apotheke sah das anders und wollte die Daten nicht herausgeben. Sie war der Auffassung, dass sie nur zu einem Teil der aufgelisteten Anforderungen verpflichtet sei und legte gegen den Datenanforderungsbescheid zu den Kasseneinzeldaten Einspruch ein. Sie meinte, dass für die Einzeldokumentation hinsichtlich der Kassenverkäufe kein Zugriffsrecht des Finanzamts bestehe.

Das Finanzgericht stellte sich allerdings hinter das Finanzamt. Die Finanzbeamten durften im Rahmen einer Außenprüfung die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Prüfung anfordern, da die Apotheke zur Aufzeichnung der einzelnen Verkäufe sowie zur Aufbewahrung der Aufzeichnung verpflichtet war. Und wer gesetzlich zu einer solchen Aufzeichnung verpflichtet ist, muss die Daten natürlich dann auch dem Finanzamt zur Verfügung stellen.

Die Befugnisse standen dem Finanzamt aber nur in Bezug auf solche Unterlagen zu, die der Steuerpflichtige aufzubewahren hat. Der Umfang der Aufbewahrungspflicht wird dabei grundsätzlich begrenzt durch die Reichweite der Aufzeichnungspflicht. Auch Einzelhändler sind zur Aufzeichnung ihrer einzelnen Geschäftsvorfälle verpflichtet.

Also: Der Apothekenbetreiber war verpflichtet, dem Finanzamt im Rahmen einer Außenprüfung die vollständigen Kasseneinzeldaten in elektronischer Form vorzulegen. Und dieses Urteil wird sicherlich für eine Reihe anderer Gewerbe auch gelten.

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